Comment réussir l'intégration d'un cadre dirigeant ?

Les professionnels du recrutement sont très attentifs à la qualité de l’intégration des nouveaux collaborateurs et réalisent un suivi du candidat retenu par l’entreprise.

Remplacer un top manager dans les six à douze mois qui suivent son embauche génèrerait un coût équivalent à 2,3 fois le salaire annuel alloué pour le poste selon l’étude Talent Forecast (2017) réalisée par Korn Ferry (cabinet international de conseil en gestion des talents et des organisations, fondé en 1969 et situé à Los Angeles, aux États-Unis). Il est donc fondamental de réussir l’intégration du nouveau collaborateur.

Tout cadre dirigeant dispose généralement des compétences pour s’adapter rapidement à son nouvel environnement de travail. Cependant, il ne connaît pas le cœur de la structure : l’organisation des processus, la personnalité des membres de son équipe, les voies décisionnelles, la répartition des responsabilités, et encore moins les règles tacites.

Réussir l’intégration d’un cadre dirigeant est la suite logique d’un recrutement réussi. Le recrutement du cadre dirigeant que l’entreprise a choisi d’intégrer a nécessité beaucoup d’investissement en temps et en argent. L’entreprise a cherché à recruter le meilleur profil et, pour ce faire, généralement, a fait appel à un cabinet de recrutement spécialisé dans les profils top managers. Le processus de recrutement d’un cadre dirigeant est un processus spécifique et, a généralement, fait l’objet d’un sourcing ciblé et d’une approche directe afin de repérer les meilleurs talents avant de les contacter.

Ce nouveau collaborateur que le cabinet de recrutement a sélectionné parmi les meilleurs candidats, du fait de ses qualités, a le choix des entreprises et a probablement au moins une autre offre sous la main. Il peut, notamment pendant sa période d’essai, considérer qu’il s’est trompé et n’a pas trouvé ce qu’il recherchait dans l’entreprise qui l’a recruté et, décider de quitter cette entreprise. L’entreprise a donc tout intérêt à soigner l’intégration du nouveau cadre dirigeant. Réussir son intégration, c’est déjà le fidéliser.

Le processus d’intégration permet, dans la continuité du recrutement, de réunir les conditions qui permettent au collaborateur, notamment, de s’intégrer plus facilement au sein de l’entreprise, de développer plus rapidement un sentiment d’appartenance, de valider les éléments mis en avant dans la marque employeur, de se former aux procédures et aux outils.

Selon une étude menée par Cadremploi en avril 2019, 33 % des cadres ont démissionné suite à une mauvaise intégration dont 65% dans les six mois qui ont suivi leur prise de poste. D’où l’importance de mettre en place dans les entreprises de véritables parcours d’intégration et de s’assurer que cette intégration se déroule dans les meilleures conditions possibles.

Bien accueillir les nouveaux arrivants, quel que soit leur statut, représente un véritable enjeu stratégique.

La période avant intégration du nouveau cadre dirigeant

Si le nouveau cadre dirigeant doit effectuer une période de préavis dans son ancien poste, il est fortement conseillé de faire preuve de proactivité et l’entreprise a tout intérêt à faciliter la prochaine venue du collaborateur en favorisant les éventuels échanges administratifs et les contacts.

La préparation de la prise de poste du nouveau cadre dirigeant

Tout d’abord, l’arrivée du nouveau cadre dirigeant doit être soigneusement préparée. Toutes les ressources matérielles et techniques doivent être opérationnelles dès la prise de fonction du nouveau collaborateur : bureau, poste de travail, ligne téléphonique, adresse mail, PC configuré,… . Le nouveau collaborateur doit se sentir attendu.

Parallèlement, l’annonce de l’arrivée du nouveau cadre dirigeant auprès des équipes de l’entreprise doit être anticipée. Le nouveau collaborateur doit ressentir qu’il est attendu par les équipes avec lesquelles il est amené à travailler.

Le nouveau cadre dirigeant doit être présenté et connaître sa propre équipe, mais aussi tous les décideurs concernés, tant à son propre niveau hiérarchique qu’aux échelons supérieurs.

Ensuite, les modalités d’intégration du nouveau collaborateur doivent rester fidèles à la culture et aux valeurs de l’entreprise, valeurs qui ont été présentées au candidat et auxquelles il a adhéré en acceptant le poste proposé.

La prise de poste et le livret d’accueil : premier élément du processus d’intégration

Le livret d’accueil constitue un outil d’accompagnement RH transmis au nouvel arrivant le jour de sa prise de poste dans l’entreprise. Ce livret constitue le premier élément d’une bonne intégration. Il présente l’entreprise dans son contexte et son environnement, met en évidence les méthodes de fonctionnement qui lui sont propres.

Le livret d’accueil est une boîte à outils qui a pour but de faciliter l’intégration de tout nouveau collaborateur.

Il permet à chaque nouvel arrivant de :

s’imprégner de la culture d’entreprise, des valeurs et du fonctionnement de la société,
se repérer plus facilement au sein de la structure,
prendre connaissance et s’approprier la réglementation en vigueur dans l’entreprise

Ce livret favorise le développement du sentiment d’appartenance du nouveau collaborateur.

Les attentes et priorités

Les cadres dirigeants doivent répondre aux attentes des différentes parties de l’entreprise. Il n’est pas aisé de concilier les exigences de leurs propres supérieurs, les besoins de l’équipe et les intérêts des partenaires commerciaux, qui peuvent parfois s’avérer totalement contradictoires. Il faut être particulièrement clair à ce niveau et, idéalement, fournir une feuille de route au nouveau collaborateur. Point important, le nouveau cadre dirigeant doit être informé des éventuels conflits internes.

Aux postes élevés, peu de cadres dirigeants reçoivent des retours directs et des critiques de la part de leurs collaborateurs, qui osent rarement aborder ouvertement les points critiques avec leurs supérieurs. Sonder les collaborateurs, dans le cadre du programme d’intégration, peut donc s’avérer riche en informations.

Le rapport d’étonnement : outil de diagnostic de l’organisation

Le rapport d’étonnement est une méthode de management RH qui s’inscrit dans une politique d’amélioration continue. Cette méthode vise à optimiser les processus d’intégration des nouveaux collaborateurs dans l’entreprise. Idéalement, il faut considérer une période significative pour être représentative.

Dans le rapport d’étonnement, le nouveau collaborateur fait un retour suite à ses premières semaines passées dans l’entreprise et exprime :

ses ressentis sur son intégration et sur ses missions,
ses points de vue sur l’intégration et sur l’entreprise,
sa compréhension du poste, de son rôle et des outils mis à disposition,
ses projections de carrière au sein de l’entreprise,
ses idées et suggestions pour améliorer l’intégration et l’organisation de l’entreprise.

Le rapport d’étonnement poursuit plusieurs objectifs pour l’employeur :

Il met en lumière les points forts et faibles de l’entreprise,
Il permet à l’entreprise de remettre en question certains de ses process,
Il permet au nouvel arrivant non imprégné des valeurs de l’entreprise de poser un regard neuf sans à-priori,
Il permet l’émergence d’idées novatrices.

Les enjeux de l’onboarding accrus avec la pandémie Covid

Même si le télétravail est autant, voire plus productif, (selon l’Institut Sapiens, le télétravail aurait fait grimper la productivité des salariés de 22%), le télétravail n’a pas été un terrain propice à l’onboarding, à l’accompagnement, à l’immersion.

Pour une intégration de tout nouveau cadre dirigeant pendant une période de crise nécessitant une mise en place du télétravail pour la plupart des collaborateurs, il est important de prévoir le jour de sa prise de fonction, plusieurs réunions virtuelles avec l’ensemble des managers et collaborateurs qui seront amenés à travailler avec lui.

L’onboarding de tout cadre dirigeant doit permettre son accompagnement dans :

sa compréhension de la culture, des valeurs, de la stratégie de l’entreprise et du mode de management en place et son adhésion à ces éléments,
son appropriation du rôle de la fonction dans l’entreprise, la délimitation du périmètre et ses interactions dans l’entreprise.