Comment réussir l’intégration de nouveaux salariés à distance ?

Entre distanciation physique, port du masque et virtualisation des relations, accueillir un collaborateur et instaurer une relation de proximité constitue en effet une tâche complexe. Pour réussir l’intégration à distance des nouveaux collaborateurs, il faut la préparer soigneusement et, d’autant plus, si les collaborateurs sont amenés à travailler à 100% en télétravail.

 

Les entreprises savent que la réussite de l’intégration de tout nouveau collaborateur est essentielle pour lui assurer un démarrage optimal dans ses fonctions et avec ses équipes.

La sensation d’isolement est le principal piège de l’onboarding à distance : impossible d’intégrer correctement un salarié s’il a l’impression d’être livré à lui-même.

 

Pour réussir un onboarding à distance, quelques bonnes pratiques doivent être mises en place :

•  Informer au préalable l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise de l’arrivée du nouveau collaborateur,

•  Faire parvenir au collaborateur avant son premier jour de travail

• Un email de bienvenue, dans lequel:
  • il doit être précisé l’organisation détaillée de sa première semaine de travail (réunions virtuelles, rendez-vous à distance (prise de contacts avec ses collègues et N+1),etc.),
  • vous joignez un livret d’accueil de présentation de l’entreprise, son histoire, sa culture, son organisation (services, équipes et organigramme, etc. ), les horaires, le règlement intérieur, ,
  • vous insérez une liste des logiciels utilisés avec leurs principales fonctions et les coordonnées du service informatique,
  • vous communiquez les identifiants et les codes d’accès à sa messagerie professionnelle,

• un colis contenant :
  • tout le matériel nécessaire à sa prise de fonction. L’ordinateur devra être paramétré et les logiciels indispensables installés.Si l’entreprise possède des goodies pour ses collaborateurs, en prévoir quelques-uns dans le colis sera certainement apprécié par le collaborateur. 

• Le premier jour du contrat
  • remettre les codes d’accès à l’intranet, aux réseaux internes de l’entreprise,
  • organiser une première rencontre virtuelle entre le nouveau collaborateur et ses équipes. Pour cette première rencontre, l’entreprise peut l’organiser sous forme d’e-café en visioconférence par exemple. Le nouveau collaborateur peut ainsi découvrir, dans une ambiance décontractée, les membres de ses équipes qui pourront, tour à tour, se présenter, décrire leur parcours, leur poste, etc.,
  • présenter au nouveau collaborateur, à partir d’un support à jour, l’ensemble des process et des projets en cours et planifier les formations à distance nécessaires. Cette présentation peut être réalisée sous forme de webinaire afin d’apporter une note dynamique et faciliter l’information du collaborateur.

 

• Très rapidement, il est particulièrement intéressant d’organiser une première rencontre virtuelle individuelle en visioconférence avec chacun des membres de ses équipes. Cela permet de créer un premier lien et facilitera son intégration. Il pourra, ensuite, organiser lui-même les prochaines rencontres et réunions avec ses équipes. 

• Pendant les premiers jours, le manager du nouveau collaborateur ne doit pas hésiter à échanger très souvent avec lui (mail, téléphone, visio, …). Ces échanges vont permettre au nouveau collaborateur de mieux appréhender le secteur d’activité de l’entreprise, les missions, les collègues, les habitudes, etc. . Ces échanges resteront fondamentaux ensuite, dans le cadre de suivis réguliers, même s’ils s’espacent un peu plus. 

• Il peut être également très intéressant de désigner, sur la base du volontariat, un collègue « tuteur » : cela permettra un accompagnement optimal du nouveau collaborateur.

 Le nouveau collaborateur pourra ainsi s’intégrer rapidement dans l’entreprise dans des conditions optimales. Il pourra alors remplir les missions qui lui sont confiées dans un contexte favorable et ne pas se sentir isolé.

  

Sources

• cadreo.com - 4 conseils pour réussir l’intégration de nouvelles recrues à distance
• journaldunet.com - Intégrer un collaborateur à distance : conseils et bonnes pratiques
• linkedin.com - Onboarding à distance : accueillir deux nouvelles recrues pendant la quarantaine
• lesechos.fr - Les bonnes pratiques pour intégrer les jeunes à distance