Pour une délégation efficace et réussie, le manager, lui-même doit, tout d’abord, être le premier à être convaincu que, bien menée, elle ne peut apporter que des avantages.
La délégation, bien menée, permet au manager:
- D’impliquer davantage les collaborateurs de son équipe, de les inciter à prendre des initiatives. Les collaborateurs développeront de nouvelles compétences et leur motivation en sera renforcée.
- De responsabiliser ses collaborateurs en leur accordant une confiance accrue et responsabilisante.
- De maîtriser son temps tout en se libérant de certaines obligations et, ainsi, pouvoir se consacrer à ses missions premières. Son travail sera plus productif et rentable pour l’entreprise.
- De centrer ses efforts sur son cœur de métier tout en manageant son équipe. Le manager ne doit pas avoir « la tête dans le guidon » car il doit conserver sa vision stratégique pour mener des analyses pertinentes et prendre les bonnes décisions.
Encore faut-il savoir déléguer.
Un des points essentiels de la délégation est la communication, tout au long de la mission confiée, qui doit rester ouverte et objective, basée sur les faits et les résultats.
- Identifier les tâches qui peuvent être déléguées : ces tâches ne doivent pas être des tâches du cœur de métier du manager.
- Après avoir identifié ce qui peut être délégué, le manager doit cibler les personnes motivées et compétentes pour mener à bien les tâches qu’il délèguera. Ainsi, cela favorisera les interactions entre les collaborateurs de l’équipe et, par voie de conséquence, l’intelligence collective propre à obtenir les résultats attendus et même au-delà.
- Le manager doit ensuite définir précisément les frontières de la mission confiée en décrivant le contexte de la mission et le résultat attendu. A ce stade, il doit s’assurer que le collaborateur a bien compris. Pour ce faire, la technique de reformulation s’avère très efficace.
- L’objectif défini doit être réalisable afin de s’assurer de la motivation du collaborateur tout au long de la mission.
- Le manager doit mettre à disposition du collaborateur les moyens et ressources nécessaires pour mener à bien sa mission.
- Le manager ne doit pas oublier d’expliquer son choix de délégation aux autres membres de son équipe afin que sa démarche soit comprise de tous et ainsi éviter que la délégation décidée ne devienne contre-productive.
- Il est important de laisser le collaborateur autonome dans sa démarche tout en planifiant des points réguliers de suivi d’avancement. Ces points sont nécessaires pour s’assurer de l’avancement du projet et pour être informé des écueils éventuels rencontrés par le collaborateur.