Aéos Consultants I Le traitement des emails

Selon une étude menée par Adobe, les cadres consacrent en moyenne 5 à 6 heures par jour au traitement de leurs emails.

Il est très facile de laisser déborder sa boîte email professionnelle du fait de sollicitations incessantes, emails non lus ou non classés qui s’accumulent. Mal gérés, les emails deviennent contre-productifs et source de stress alors qu'ils ont pour fonction première d’aider les collaborateurs à être plus efficaces.

Il est important de se rendre disponible mais d’éviter d’être à la disposition des interlocuteurs en répondant immédiatement de manière systématique à chaque email reçu. Ce mode de fonctionnement ‘pollue’ l’activité des collaborateurs (interruption au cours d’une réflexion, une réunion, …) et diminue fortement leur efficacité.

Les réponses aux emails

Dans un premier temps, supprimer les notifications automatiques évite de vous distraire en permanence et de vous précipiter à lire l’email reçu quelle que soit l’activité en cours. Un email est rarement urgent au point de nécessiter une réponse dans la minute suivant sa réception.

Beaucoup de témoignages recueillis par divers organismes (cadremploi, Manager-co, …) montrent que, pour éviter de gâcher un temps précieux, certains cadres ont testé des organisations de ‘rythme de lecture des emails’.

Ainsi, un manager dans un organisme de formation, Jean-Christophe Walter, envoie un courrier de réponse automatique aux emails qui lui sont envoyés, précisant qu’il prend connaissance de ses emails le matin entre 9h et 10h, l’après-midi entre 14h et 15h et le soir entre 18h et 19h. Le résultat est que le nombre de emails a diminué et, qu’en cas de véritable urgence, les collaborateurs viennent directement dans son bureau. Globalement, l’efficacité dans le travail s’en trouve considérablement améliorée.

Ce chef d’une agence de travaux publics, Hugues, a décidé d’une méthode qui peut sembler plus radicale. Pendant qu’il travaille sur un dossier important (par exemple un dossier d’appel d’offres), il coupe sa messagerie et met son portable en mode silencieux. Une fois le dossier bouclé, il se reconnecte à tous ses outils et classe ses emails par ordre de priorité. A ce jour, personne ne s’est plaint (collaborateurs, supérieurs hiérarchiques, clients, …).

Globalement, définir des plages horaires pour prendre connaissance de vos emails peut aider à mieux gérer le temps passé à leur traitement.

Le traitement des emails

A chaque email lu, vous pouvez décider d’une action. Par exemple, :

L’email demande une action courte de moins de deux minutes, faites-la tout de suite et archivez l’email ;
L’email demande une réponse courte et rapide, répondez-y tout de suite et archivez-le;
L’email comprend une tâche de plus de deux minutes, transformez-le en une tâche et ajoutez-la à votre liste de tâches;
L’email prévoit une action à réaliser à une date précise : planifiez cette action dans votre agenda et archivez l’email (ou supprimez-le) ;
L’email contient de l’information à conserver, archivez-le dans un dossier adéquat.

Adapter le traitement de chaque email en fonction de son contenu et/ou urgence aide à gagner en efficacité.

L’organisation des emails

Idéalement, votre boîte de réception ne doit pas se remplir de messages non lus. Pour cela, il faut supprimer tous les emails inutiles, se désinscrire des newsletters que vous ne lisez plus.

Les messages traités sont archivés : l’archive peut être unique car les messageries proposent des outils de recherche multi-critères (dates, émetteur, libellés,…). Cependant, une organisation de l’archivage en dossiers et sous-dossiers est souvent plus claire et plus efficace pour vos recherches ultérieures.

Les emails pendant les vacances

Si on veut éviter de retrouver sa boîte email quasiment saturée au retour des vacances, et ensuite, passer un temps énorme à traiter ces emails, voire, simplement en prendre connaissance, au détriment de l’efficacité dans le travail quotidien, il est prudent de prendre certaines précautions avant de s’absenter.

Avant de partir en vacances, il est essentiel de faire un point avec ses équipes sur les dossiers en cours et de passer le relais avec les collaborateurs qui resteront présents.

Si vous prévoyez un message d’absence automatique, on constate que les personnes ont tendance à trouver leurs réponses par eux-mêmes. Dans le cas d’un sujet urgent, votre interlocuteur saura vous faire parvenir un SMS et, là aussi, il vous faudra prévoir votre propre organisation et définir vos créneaux horaires de lecture des SMS et des messages vocaux.

Le droit à la déconnexion

Qu’en est-il vraiment du droit à la déconnexion mis en place en janvier 2017 pour les entreprises de plus de 50 salariés ?

Certaines entreprises, comme la start-up Little Corner, réseau d’affichage publicitaire dans les lieux insolites, a choisi d’informer ses salariés, dès l’entretien d’embauche, que le soir à partir d’une certaine heure et le weekend, aucun email n’est transmis (les ordinateurs restent au bureau et les salariés n’ont pas de téléphone professionnel).

D’autres entreprises ont choisi de couper les serveurs d’emails dans une plage horaire définie (par exemple entre 20h et 7h et le weekend).

Nespresso France a décidé de ne pas interrompre la transmission des emails mais de faire appel à la maturité des salariés. Si, pour des raisons d’organisation, un collaborateur souhaite travailler le soir ou le weekend, la société ne m’empêche pas de le faire. Plutôt que de sanctionner, Nespresso a choisi d’éduquer au droit à la déconnexion.

En effet, pour certains cadres, la volonté de connexion le soir ou le weekend est un choix personnel et correspond à une organisation propre.

Pour certains cadres nomades, pouvoir se connecter en horaires décalés constitue un gain de temps.

La mise en place du droit à la déconnexion doit donc être réfléchie et adaptée au mode de fonctionnement des collaborateurs de chaque entreprise.